Recruiting-Prozess in der Pflege

Recruiting-Prozess – so läuft er sinnvoll und zeitsparend ab

Warum melden sich manche Bewerber nach Absendung der Bewerbung nicht mehr? Warum tauchen sie plötzlich nach dem erfolgreichen Vorstellungsgespräch ab? Häufig liegt es daran, dass sich der Prozess wie Kaugummi in die Länge zieht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren, damit er sinnvoll und gleichzeitig zeitsparend abläuft.

Was ist der Recruiting-Prozess?

Dafür gibt es verschiedenste Definitionen mit einer unterschiedlichen Anzahl an Phasen. Im Kern ist der Recruiting-Prozess der Ablauf verschiedener Punkte, die dahin führen, dass Sie neue Mitarbeiter einstellen. Klassischerweise fallen diese Phasen darunter:

  1. Stellenausschreibung
  2. Bewerbermanagement
  3. Einstellung des neuen Mitarbeiters

Den Recruiting-Prozess optimieren

In den folgenden Absätzen stellen wir Ihnen die einzelnen Phasen genauer vor und schildern die Hindernisse, die in diesen Phasen zu Verzögerungen führen. Anschließend erhalten Sie Strategien, mit denen Sie diese Hindernisse geschickt umgehen. Das Ziel ist es, den gesamten Prozess so zu verbessern, dass Ihre Interessenten nicht mehr abspringen.

Die Stellenausschreibung

Klassische Stellenausschreibungen verlieren von Tag zu Tag an Bedeutung. Kaum jemand liest noch eine Zeitung und selbst Online-Stellenanzeigen bei Monster, Stepstone und Co. werden häufig übersehen.

In dieser ersten wichtigen Phase entscheidet sich, wer Ihre Stellensuche überhaupt sieht – denn ohne Aufmerksamkeit keine Bewerber.

In der heutigen schnelllebigen Zeit möchte kaum jemand eine ellenlange Stellenausschreibung lesen. Videos sind dagegen im Trend. Nicht zuletzt deshalb haben wir uns auf Video-Recruiting spezialisiert.

Mögliche Hindernisse bei den Stellenausschreibungen

Die meisten Stellenanzeigen folgen einem bestimmten Schema – dennoch benötigen sie Zeit, geschrieben und dann noch auf den verschiedenen Portalen und in den Medien veröffentlicht zu werden. Dies alles kann den Recruiting-Prozess unnötig in die Länge ziehen.

Das ist noch nicht alles. Das größte Hindernis liegt darin, dass Texte weitaus weniger Emotionen übertragen als Bilder oder Videos. „Bilder sagen mehr als tausend Worte.“ So kann die Form Ihres Stellengesuchs schon verhindern, dass sich ein Interessent bei Ihnen meldet.

Zu dieser Phase gehört zudem, welche Möglichkeiten zur Bewerbung Sie bereitstellen. Braucht es denn wirklich noch aufwändige Bewerbungsunterlagen aus Papier mit Anschreiben, Lebenslauf und diversen Anlagen?

Oder tut es ein Online-Formular, das mit wenigen Klicks ausgefüllt werden kann?

Merkt Ihr Interessent, dass die Bewerbung lange dauert und Mühen erfordert, sinkt die Bereitschaft massiv.

Stellenausschreibungen optimieren

Wir empfehlen Ihnen, in Videos zu investieren – damit sparen Sie sogar Zeit. Denn wir von jo-mar erstellen das Videomaterial, schneiden es zu überzeugenden, authentischen Videos und veröffentlichen sie. Dabei achten wir akribisch darauf, dass die Emotionen und Werte übermittelt werden, die Sie und Ihr Pflegeunternehmen im Kern ausmachen. Denn genau das ist es, was examinierte Pflegekräfte von Ihnen überzeugt.

Diese Form der Mitarbeitergewinnung entspricht dem heutigen Zeitgeist und erzeugt eine wahre Bewerbungsflut.

Das Bewerberformular, das nach dem Video erscheint, passt sich ihm an. Mit wenigen Klicks beantworten die Bewerber wichtige Frage. Beispielsweise welche Ausbildung sie haben, wie viele Jahre Berufserfahrung sie mitbringen oder ob ein Pkw-Führerschein vorhanden ist.

Auch für Sie hat ein digitales Formular Vorteile: Auf einen Blick erkennen Sie die Qualifizierungen. Anders als bei der klassischen Bewerbung, in der Sie die für Sie wichtigen Punkte beinahe mit der Lupe suchen müssen – wenn sie überhaupt angegeben werden. Das erleichtert Ihnen die nächsten Schritte immens.

Keine Sorge bezüglich der Berufsurkunde: Bitten Sie die Kandidaten darum, wichtige Zeugnisse oder Urkunden im Original zum Vorstellungsgespräch mitzubringen.

Halten Sie sich besonders in dieser Phase nach dem Prinzip: Keep it short and simple – Halten Sie es kurz und einfach.

Das Bewerbermanagement

Unter diesen Punkt fällt alles, was zu einem Vorstellungsgespräch führt. Hierzu zählt die Eingangsbestätigung der Bewerbung sowie die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Mögliche Hindernisse im Bewerbermanagement

Stellen Sie sich vor, dass Sie sich auf eine Stelle bewerben – und dann 2 Wochen keine Antwort erhalten.

Ging die Bewerbung ein? Wann erhalte ich einen Termin? Kann ich mich in einem anderen Unternehmen bewerben, oder kommt von dieser Einrichtung noch eine Antwort?

Wenn sich ein Interessent diese Fragen stellt, dann ist er mit ziemlicher Sicherheit schon verloren.

Die meisten Pflegeunternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sind mit der Bewerberflut zeitlich zunächst überfordert. Doch diese Überforderung können Sie einfach umgehen:

Bewerbermanagement optimieren

Zugegeben ist ein gewisses technisches Können notwendig, wenn Sie diese Phase zu 100 % optimieren möchten. Wir stellen Ihnen zunächst das Optimum vor und danach einfachere Methoden mit großer Wirkung.

Das Optimum wäre, wenn der Interessent unmittelbar nach seiner Bewerbung und der Überprüfung der für Sie wichtigen Punkte einen Termin zum Vorstellungsgespräch vereinbaren könnte, der für Sie und ihn ideal passt.

Es gibt bereits Online-Terminkalender, die dies ermöglichen. Synchronisiert mit Ihren Terminen wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegung gebucht wird.

Jeder, der Ihre Anforderungen nicht erfüllt, bekommt automatisiert eine E-Mail. Darin bedanken Sie sich für die Bewerbung und entschuldigen sich, dass es aktuell nicht weitergeht – der Interessent aber benachrichtigt wird, wenn eine für ihn passende Stelle frei wird.

Auch dies kann völlig automatisiert ablaufen – Sie müssen in keinesfalls jedem Einzelnen eine E-Mail senden.

Wer es einfacher (aber auch zeitaufwändiger) möchte, dem empfehlen wir diesen Prozess:

Nach dem Absenden des Online-Formulars erhält der Interessent eine automatische Eingangsbestätigung mit dem Hinweis, dass Sie sich innerhalb von 48 Stunden telefonisch oder per Mail melden werden, um einen Vorstellungstermin zu vereinbaren.

Ist der Bewerber geeignet, vereinbaren Sie telefonisch einen Termin. Jeder, der Ihre Anforderungen nicht erfüllt, erhält eine standardisierte E-Mail, dass es diesmal leider nicht klappt.

Es ist ärgerlich, wenn ein Termin nicht eingehalten wird, oder? Häufig vergessen Bewerber ein Vorstellungsgespräch, müssen kurzfristig einspringen oder sind krank – und versäumen es, Sie darüber zu informieren.

Damit der Interessent sicher zum Termin erscheint: Versenden Sie automatisiert oder händisch eine Erinnerungs-E-Mail.

Ein Plus an Bewerberfreundlichkeit ist das Vorstellungsgespräch, das per Videokonferenz oder am Telefon stattfindet. Dazu benötigen Sie keine komplizierte Technik – für Videokonferenzen reicht WhatsApp völlig aus.

Alternativen dazu wären Zoom, Face Time, Skype oder Google Meetings. Besonders in der aktuellen Pandemie-Situation können Sie als auch der Kandidat Social Distancing, Ausgangsbeschränkungen und Co. perfekt einhalten.

Auch Bewerber, die sich aufgrund eines Umzugs bei Ihnen bewerben und noch gar nicht in Ihrer Nähe wohnen, profitieren von dieser unkomplizierten, ortsunabhängigen Herangehensweise.

Die Wichtigkeit des Bewerbermanagements

Diese Phase ist essentiell für den Erfolg aller Recruiting-Maßnahmen – ob online oder in Zeitungen. Melden Sie sich zügig bei Ihren Bewerbern zurück, um Ihre Chancen zu erhöhen.

Niemand wartet gerne, doch alle möchten schnell eine Antwort erhalten. Wenn Sie wissen, dass in Ihrem Tagesgeschäft wenig Zeit für die zügige Rückmeldung bleibt, empfehlen wir, eine zusätzliche Bürokraft einzustellen.

Extra-Tipp: Ein zeitnaher Termin zum Probe-Arbeitstag sowie eine Erinnerung 2 Tage vorher erweisen sich in der Praxis als sinnvoll und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Interessent den Termin wahrnimmt.

Die Einstellung des neuen Mitarbeiters

Das Vorstellungsgespräch verlief positiv und Sie möchten den Bewerber nun einstellen? Verlieren Sie keine Zeit! Denn auch hier ist es wichtig, schnellstmöglich Rückmeldung zu geben, damit der Bewerber nicht abspringt.

Mögliche Hindernisse bei der Einstellung

In dieser Phase trennt sich nochmals die Streu vom Weizen. Typischerweise springen jetzt Bewerber ab, die zu spät eine Rückmeldung erhalten oder die sich nicht trauen, zu sagen, dass es ihnen in Ihrem Pflegeunternehmen nicht gut gefällt.

Einstellung optimieren

Bewährt hat sich eine direkte Zu- oder Absage am Probetag. Mit einem kurzen Gespräch mit der zugewiesenen Pflegekraft oder den eigenen Beobachtungen lassen sich schnell Hinweise sammeln, ob der Interessent für Ihr Unternehmen geeignet ist oder nicht.

Ist Ihnen das nicht möglich, empfehlen wir, spätestens am nächsten Tag eine Aussage zu treffen. Je schneller Sie zusagen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit auf den unterschriebenen Arbeitsvertrag.

Meldet sich der Bewerber trotz Zusage nicht, ist er noch nicht gänzlich verloren.

Nehmen Sie ihn in den Newsletter auf (natürlich unter Beachtung der Datenschutzgesetze). Keine Sorge – Sie müssen keinesfalls täglich oder wöchentlich E-Mails senden. Doch kleine Aufmerksamkeiten oder aktuelle Informationen über offene Stellen schaffen die Möglichkeit, Bewerber zurückzugewinnen. Dank Newsletter-Programme läuft auch dieser Prozess automatisiert ab und spart Ihnen Zeit.

Recruiting-Prozess – sinnvoll und wirkungsvoll

Der Recruiting-Prozess beinhaltet von der Stellensuche bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag alle nötigen Schritte. Mit kleinen Anpassungen erhöhen Sie die Chance, aus qualifizierten Kandidaten zuverlässige Mitarbeiter zu machen.

Fühlen Sie sich nicht erschlagen – es reicht, wenn Sie Punkt für Punkt umsetzen. Es ist zwar wirkungsvoll, wenn Sie alles in der nächsten Kampagne umsetzen. Doch wenn es aktuell nicht möglich ist, reichen kleinere Anpassungen völlig.

Im Mittelpunkt steht immer, dass Sie es den Interessenten so einfach wie möglich machen, sich zu bewerben. Antworten Sie dann rasch auf die Stellenbewerbung, ist das Ziel schon zu 75 % sicher.

Gerne erstellen wir Ihnen die Videos zur neuen Kampagne und sorgen für eine hohe Bewerberanzahl. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie.

Ihr Boris Klinge und Till Hua

Kontakt

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