Bewerbermanagement

Bewerbermanagement in der Pflege: 5 zeitsparende Strategien

Sie können es wahrscheinlich zum jetzigen Zeitpunkt noch gar nicht glauben. Vermutlich suchen Sie aktuell händeringend nach neuen Pflegekräften und hoffen auf jede Bewerbung. Pflegedienste und andere Pflegeeinrichtungen, mit denen wir zusammenarbeiten, bekommen täglich so viele Bewerbungen, dass Sie auf diese Flut nicht mehr richtig reagieren können. Damit Sie auf die kommende Bewerbungsflut, die mit jo-mars Pflegemarketing einhergeht, besser zurechtkommen und den Überblick nicht verlieren, stellen wir Ihnen heute 5 Strategien vor:

Grundsatz: Nicht melden ist keine Option!

Bevor wir zu den konkreten Strategien kommen, müssen wir Ihnen zunächst eine Grundlage mit auf den Weg geben: Nicht melden ist keine Option.

Bei den Videodrehs kommen wir mit den Pflegekräften häufig in Kontakt und reden auch darüber, wie mit ihren Bewerbungen in der Regel umgegangen wird. Und ob Sie es glauben oder nicht: Sehr viele der qualifizierten und motivierten Pflegekräfte bekommen auf eine Bewerbung häufig keine Rückmeldung von den Pflegeeinrichtungen.

Es kann immer wieder vorkommen, dass Sie Bewerbungen bekommen, aber aktuell keine neuen Fachkräfte einstellen möchten oder die bewerbende Person nicht zu Ihren Vorstellungen passt. Es zeugt jedoch nicht von einem wertschätzenden Umgang, wenn Sie nicht einmal eine Absage zurücksenden. Das wird sich herumsprechen, was früher oder später mit einem deutlichen Bewerbungsrückgang einhergehen wird.

Deshalb: Antworten Sie auf jede Bewerbung und behalten Sie Ihren guten Ruf bei.

1. Automatische Bestätigung

Ging die Bewerbung ein?“ „Hat alles funktioniert?“ „Habe ich etwas vergessen?“ Solche und ähnliche Fragen gehen den Pflegekräften durch den Kopf, wenn sie sich per Mail bei Ihnen bewerben. Diese können Sie proaktiv beantworten. Und den Kandidaten dadurch gleichzeitig ein positives Gefühl mitgeben.

Richten Sie einen Autoresponder ein. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich eine separate E-Mail-Adresse für eingehende Bewerbungen anlegen und eine automatische Antwort einstellen.

Diese E-Mail muss nicht lange sein. Eine kurze Bestätigung, ein Dankeschön und der Hinweis, dass Sie sich baldmöglichst zurückmelden, reichen schon aus. Das wird Ihnen einige Tage Zeit verschaffen, die Unterlagen zu prüfen.

2. A-, B- und C-Einteilung

Vielleicht kennen Sie es aus der Betriebswissenschaft und dem Vertrieb: A-Kunden, B-Kunden und C-Kunden. Wussten Sie, dass Sie dieses Prinzip auch für das Bewerbermanagement einsetzen können?

A-Bewerber sind Pflegekräfte, die Sie am liebsten gleich sofort einstellen würden, da die Qualifikationen ideal zu Ihren Vorstellungen passen. B-Bewerber sind der sogenannte 2. Platz und die C-Bewerber sind die Pflegekräfte, die Sie nicht einstellen möchten. Wie können Sie diese Einteilung so schnell wie möglich treffen, wenn Sie gerade eine Bewerbung nach der anderen bekommen?

Sie können beispielsweise eine erste grobe Sichtung vornehmen und alle wichtigen Punkte kontrollieren.

  • Ist der Führerschein vorhanden?

  • Stimmt die Vorerfahrung?

  • Wann ist das frühestmögliche Einstiegsdatum?

Um den Prozess zusätzlich zu beschleunigen raten wir Ihnen, den Lebenslauf nicht genau zu studieren, sondern grob die wichtigen Daten herauszufiltern.

3. Zwischenrückmeldungen versenden

Nach dieser groben Einteilung wissen Sie jetzt schon, wen Sie näher kennenlernen möchten. Senden Sie diesen Fachkräften frühestmöglich eine Nachricht oder rufen Sie sie an.

Der Pflegenotstand ist allgegenwärtig und verschlimmert sich nahezu täglich. Deshalb sind schnelle Rückmeldungen unabdingbar, wenn Sie eine Pflegekraft gerne in Ihr Team aufnehmen möchten.

4. Automatisierte Vorstellungstermine

Jeden einzelnen Kandidaten anzurufen, kostet sehr viel Zeit. Vor allem, da nicht jede Pflegekraft wegen des Schichtdienstes immer zu erreichen ist. Wie wäre es, wenn Sie die Terminvereinbarung und die Zwischenrückmeldung in einem Schritt zusammenlegen könnten?

Es gibt automatisierte Terminkalender. Mit diesem können sich die Bewerber einen Termin aussuchen, der ihnen am besten passt. Sie erhalten eine Nachricht und damit keine Überschneidungen entstehen, wird dieser Termin direkt für andere geblockt. Solche Programme sind beispielsweise calendly (https://calendly.com/de), VCita (https://www.vcita.com/) oder SimplyBookMe (https://simplybook.me/de/).

5. Schnellstmöglich absagen

Sagen Sie den C-Kanditaten so früh wie möglich ab. Das wird zum einen Ihren Schreibtisch leeren und die Bewerber wissen, dass Sie sich weiterbewerben sollten.

Natürlich können Sie sich auch hier Automationen zunutze machen. Beispielsweise indem Sie eine Absage einmal formulieren und dann nur noch kopieren und absenden müssen. Das wird Ihnen viel Zeit sparen und dennoch einen positiven Eindruck bei den Bewerbern hinterlassen.

Extra Tipp zum zeitsparenden Bewerbermanagement

Wir wissen, dass sie als Geschäftsführer oder Pflegedienstleitung wenig Zeit haben. Deshalb teilen wir mit Ihnen noch einen wirkungsvollen Tipp aus dem Zeitmanagement:

Versuchen Sie, so viele ähnliche Tätigkeiten miteinander zu kombinieren und nicht zwischen Aufgabenblöcken hin- und herzuspringen. In der Praxis sieht das beispielsweise so aus:

Nehmen Sie sich 1 Stunde Zeit, um alle Bewerbungen zu sortieren und anschließend schreiben Sie die Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder rufen an. Danach versenden Sie die Absagen.

Dies wird Ihnen weniger Zeit kosten, als die Bewerbungen zwischen Tür und Angel zu bearbeiten und nach jeder Sichtung direkt eine Absage zu verfassen oder die Pflegefachkraft anzurufen.

Diesen Tipp können Sie übrigens in jedem Tätigkeitsfeld anwenden und dadurch eine lockerere Arbeitsumgebung gestalten.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie in die glückliche Lage kommen möchten, sehr viele Bewerbungen zu erhalten. Wir freuen uns auf Sie!

Ihr Boris Klinge und Till Hua

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